PhD Defense (en travaux)


General principles are specified in the "'arrêté du 7 août 2006". The PhD Defense conists of several steps. At each step, decision is taken by the head of your institution according to the proposition of the Director of the doctoral school,.
In the STITS doctoral school, your defense file is processed by the Director or one of  the Deputy Directors  in each institution (Paris Sud ou Supélec) (voir la page "Equipe de direction").

Initial Conditions

The start of the process of defense is determined by:

1. A thesis registration for the current academic year
2. Writing a thesis statement
3. The agreement of the supervisor
4. A sufficient scientific production
5. Validation of all the required training modules, professional and scientific.

Steps and Forms

Read the page soutenance de thèse on the Website of Université Paris Sud

Step 1: Download the forms (in french)

Complete file for Paris-Sud

Complete file for Supelec

Note on completing forms:
- the information must be entered electronically in the forms
- the PhD title has to be written in French.

Step 2: 3 months before the Defense (minimum 2 months)

First, send an e-mail to (Secretary of the ED) and to your  Deputy Director to indicate:

- the name, quality, position, website, and address of each proposed reviewer,
- the publication list (Formulaire 5-PUBLICATIONS en WORD),
- the PhD abtract in french and english (Formulaire 4-RESUME).

Note that the reviewers have to hold the diploma of "Habilitation à Diriger des Recherches" or for foreigners, equivalent scientific experience to justify.  The reviewers do not have any scientific relationship with the candidate and are chosen to be exterior to the candidate environment: not the same university or school, doctoral shcool or laboratory. 

You will receive an e-mail giving you an appointment with a staff member of the doctoral school. To this appointment, please bring:
- the first form "1_désignation des rapporteurs" filled and signed by your PhD supervisor,
- your PhD report,
- and printed copies of your publications.

You can then submit the signed forms to the Service de la scolarité, bât 301 or to the direction de la recherche de Supélec.

During this appointment, you discuss with your Deputy Director the composition of the jury. She or he knows all the rules, and this will prevent you from putting together a jury that will not be approved.
You will contact all the experts composing the thesis jury and determine the final date of your Defense.

The jury is composed of (see Arrêté 2006):
upto 8 members
50% professors or equivalent (Directeur de Recherche)
50% not affiliated with Université Paris Sud or the doctoral school or having worked with the candidate
at least one cadre A (Professor or Directeur de Recherche) affiliated with Université Paris Sud.

Extract from Arrêté 2006:
" Le Jury comprend entre 3 et 8 membres. Il est composé d’au moins la moitié de personnalités extérieures à l’Ecole Doctorale, à l’Université Paris-Sud 11 et à Supélec, choisies en raison de leur compétence. La moitié du Jury au moins doit être composée de Professeurs d’Université ou assimilés (DR)**. Le Directeur de Thèse ne peut être ni Rapporteur ni Président du Jury. Le Président du Jury sera désigné parmi les membres du Jury le jour de la soutenance." Voir l'arrêté du 7 août 2006. De plus, à Paris Sud, le jury doit comporter au moins un membre rattaché à Paris Sud."

**Il s'agit de Professeur d'Université en France ou de Directeur de Recherche dans une EPST (CNRS, INRIA, INRA, INSERM,...)

Step3: 6 weeks before the Defense

 You have to complete the form "2_Désignation du jury" and enter electronically the position, postal address of each jury member and get it signed by your PhD advisor. ,

Then you will submit it to Doctoral School Director who signs it and to the  service de scolarité de Paris Sud or to  the direction de la recherche de Supélec in order to officially nominate the jury members.

You have also to prepare the form "3_Autorisation de soutenance" and send it by e-mail to the Secretary.

Step 4: 3 weeks before the Defense

For Reviewers: the reviewers should send their scanned and signed review to this Mail address:
The original review should be sent by post-mail  to the postal address written in the nomination letter.

After approval of your PhD reviews, the Doctoral School Director signs the form "3_Autorisation de soutenance" and bring it to the  service de scolarité de l'Université  (pour signature par le Président de l’Université) , soit à la direction de la recherche de Supélec.

You have to send the report to the jury members.

Step 4: 3 weeks before the Defense

Make the electronic submission of your thesis to the library, by appointment at the library, bibliothèque universitaire d'Orsay (bâtiment 407),
contact by email at or telephone 01 69 15 69 94.

ATTENTION : The cover page of your thesis should look like this! Please follow this model. You may add additional logos where appropriate (your lab, INRA, CNRS ...) but keep those of the university and the Doctoral School please.

Step 6: just before the Defense (min 1 day)

La veille de la soutenance, le doctorant doit retirer le dossier de soutenance au service des études doctorales (bâtiment 301). Le lendemain, le doctorant remet au service de scolarité le dossier de soutenance complété par le jury.

Step 7: just after the Defense

Le doctorant remet au service commun de documentation la version définitive de sa thèse pour enregistrement auprès du SCD :

au plus tard S + 1 mois : dépôt à la BU du manuscrit révisé dans le cas de corrections MINEURES

au plus tard S + 3 mois : dépôt à la BU du manuscrit révisé dans le cas de corrections MAJEURES

Step 8: collecting your certificate  - Université Paris-Sud

 Attention : votre diplôme ne vous sera délivré que par le service de la scolarité (Bâtiment 301).

de A à E : Florence FURBATTO
Tél. : - Courriel :
Réception public : lundi, mardi, mercredi matin, jeudi, vendredi matin

de F à N : Marie Christine MIGNIER
Tél. : - Courriel :
Réception public : du lundi au vendredi (fermé le jeudi après midi)

de O à Z : Sylvie JACQUEMART
Tél. : - Courriel :
Réception public : du lundi au vendredi (fermé le mardi après midi)


Procédure en vigueur à Paris Sud et Supélec depuis juin 2012